Auf dieser SeiteInhalt
- Zusammenfassung
- Kostenloses Tool: Ihre Rechnung: Warennummern je Position
- Video: Die Handelsrechnung
- Muster einer vollständigen Handelsrechnung
- Was ist eine Handelsrechnung?
- Was braucht die Ausfuhranmeldung von der Rechnung?
- Was verlangt das Umsatzsteuergesetz?
- Warum Versandkosten getrennt ausweisen?
- Was gilt für eine Proformarechnung?
- Deutsch oder Englisch?
- Brauche ich die Rechnung auch unter 1.000 EUR?
Zusammenfassung: Handelsrechnung
- Die Handelsrechnung (englisch Commercial Invoice) ist die Grundlage Ihrer Ausfuhranmeldung: Empfänger, Waren, Mengen, Werte und Gewichte kommen aus ihr.
- Ein amtliches Formular gibt es nicht. Die Angaben ergeben sich aus der Ausfuhranmeldung, dem Umsatzsteuergesetz und den Regeln des Ziellands.
- Je Position gehören Warenbeschreibung, Warennummer, Ursprungsland, Menge, Preis sowie Eigen- und Rohmasse auf die Rechnung.
- Versand und Versicherung stehen als eigene Beträge da.
- Unser Muster einer vollständigen Handelsrechnung zeigt alle Angaben an einem Beispiel.
Die Auswahl treffen Sie. Verbindlich ist nur eine verbindliche Zolltarifauskunft.
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Video: Die Handelsrechnung
Muster einer vollständigen Handelsrechnung
Unser Muster einer Handelsrechnung für die Ausfuhr zeigt eine Lieferung von Küchenwaren in die Schweiz mit vier Positionen, abweichender Lieferanschrift, Lieferbedingung DAP und getrennt ausgewiesenen Versandkosten. Käufer, Waren und Beträge sind erfunden. Ihre Rechnung stellen Sie selbst aus; das Muster zeigt, wo die Angaben stehen können. Mit unserem kostenlosen Werkzeug erstellen Sie Ihre Handels- oder Proformarechnung im Aufbau des Musters, oder Sie laden Ihre Rechnung hoch und sehen, welche Angaben darauf fehlen.
Lieber selbst ausfüllen? Unsere Handelsrechnung Vorlage und die Proforma-Rechnung Vorlage (Word, Excel) mit denselben Feldern, Deutsch und Englisch, laden Sie kostenlos herunter.
Was ist eine Handelsrechnung?
(Bild in voller Größe)Die Rechnung über den Verkauf der Ware an Ihren Kunden im Ausland. Für den Zoll ist sie die wichtigste Unterlage der Sendung: In der Ausfuhranmeldung geben Sie sie als Unterlage an (Code N380 „Handelsrechnung“), und der Zoll im Zielland berechnet aus ihr meist die Einfuhrabgaben.
„Commercial Invoice“ ist dasselbe auf Englisch. Eine „Zollrechnung“ als eigenes Dokument gibt es nicht; gemeint ist meist die Handelsrechnung.
Quelle: Zoll, Merkblatt zu Zollanmeldungen 2026 (neues Fenster), Datenelement 12 03 „Unterlage“
Was braucht die Ausfuhranmeldung von der Rechnung?
| Angabe | wofür |
|---|---|
| Verkäufer mit Anschrift und EORI-Nummer | Ausführer der Anmeldung; ohne EORI-Nummer keine Anmeldung |
| Käufer mit Anschrift | Rechnungsempfänger |
| Lieferanschrift, wenn sie abweicht | Empfänger der Ware in der Anmeldung |
| Rechnungsnummer und Rechnungsdatum | bezeichnen die Unterlage N380 |
| Lieferbedingung mit Ort, etwa „DAP Zürich (Incoterms® 2020)“ | Lieferbedingung der Anmeldung, siehe Incoterms |
| Währung und Rechnungsbetrag | Rechnungsbetrag der Anmeldung, Wert je Position |
| je Position eine Warenbeschreibung, an der man die Ware erkennt | Warenbezeichnung; „Ersatzteile“ oder „Muster“ allein reichen nicht |
| je Position die Warennummer mit acht Stellen | Warennummer der Anmeldung |
| je Position das Ursprungsland | Ursprungsland der Anmeldung |
| je Position Menge mit Einheit, Einzel- und Gesamtpreis | Menge und Wert |
| je Position Eigenmasse und Rohmasse | Gewichte der Anmeldung, mehr unter Rohmasse und Eigenmasse |
| Anzahl und Art der Packstücke | Packstücke der Anmeldung |
Steht etwas davon nicht auf der Rechnung, brauchen Sie es trotzdem für die Anmeldung. Ergänzen Sie es am besten gleich auf der Rechnung, damit Rechnung und Anmeldung übereinstimmen.
Das Ursprungsland auf der Rechnung ist der nichtpräferenzielle Ursprung, das Land, in dem die Ware hergestellt wurde. Eine Erklärung zum Präferenzursprung ist etwas anderes: Sie hat einen festen Wortlaut und eigene Voraussetzungen und steht deshalb nicht in unserem Muster.
Was verlangt das Umsatzsteuergesetz?
(Bild in voller Größe)Die Handelsrechnung ist auch eine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Dazu gehören unter anderem:
- vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden
- Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Rechnungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware
- Zeitpunkt der Lieferung
- Entgelt und der Hinweis, warum keine Umsatzsteuer berechnet wird
Bei einer Lieferung ins Ausland außerhalb der EU ist das meist der Hinweis auf die steuerfreie Ausfuhrlieferung nach § 4 Nr. 1 Buchst. a in Verbindung mit § 6 UStG. Steuerfrei ist die Lieferung nur, wenn Sie die Ausfuhr nachweisen, in der Regel mit dem Ausgangsvermerk.
Quelle: Umsatzsteuergesetz, § 14 Abs. 4 (neues Fenster) und § 6 (neues Fenster)
Warum Versandkosten getrennt ausweisen?
(Bild in voller Größe)Liefern Sie bis zum Empfänger (etwa DAP oder DDP), nennen Sie Versand, Versicherung und Verzollung als eigene Beträge. Viele Zielländer berechnen die Einfuhrabgaben sonst vom vollen Rechnungsbetrag. Für die Ausfuhranmeldung zählt der Wert der Ware bis zur deutschen Grenze; auch dafür hilft der getrennte Ausweis.
Was gilt für eine Proformarechnung?
(Bild in voller Größe)Verkaufen Sie die Ware nicht, etwa bei einer Reparatur, einem Messestück oder einer kostenlosen Ersatzlieferung, stellen Sie eine Proformarechnung aus. Sie enthält dieselben Angaben, dazu den Wert der Ware und den Grund der Sendung („keine Zahlung, Wert nur für Zollzwecke“). Kommt die Ware unverändert zurück, ist das eine vorübergehende Ausfuhr. Eine Proformarechnung mit diesem Vermerk erstellen Sie mit unserem kostenlosen Werkzeug.
Deutsch oder Englisch?
Für die Ausfuhranmeldung in Deutschland reicht eine Rechnung auf Deutsch. Der Zoll im Zielland verlangt oft Englisch oder die Landessprache, manche Länder auch eine Unterschrift oder bestimmte Erklärungen. Was Ihr Zielland verlangt, erfahren Sie von Ihrem Kunden oder seinem Spediteur. Für die Schweiz steht mehr auf unserer Seite Ausfuhr in die Schweiz.
Brauche ich die Rechnung auch unter 1.000 EUR?
Ja. Auch ohne elektronische Ausfuhranmeldung braucht die Sendung eine Rechnung: Der Zoll im Zielland verlangt sie für die Einfuhr, und Sie brauchen sie für Ihre Buchführung und den Nachweis der steuerfreien Ausfuhrlieferung. Wann die elektronische Anmeldung entfällt, steht auf der Seite Ausfuhranmeldung unter 1.000 EUR; für Pakete mit der Post auf der Seite zur Zollinhaltserklärung CN23.
Diese Seite erklärt die Angaben allgemein. Was für Ihre Sendung gilt, zeigt die Vorprüfung. Eine Auskunft des Zolls zu Ihrem Einzelfall ersetzt die Seite nicht.
Rechtsgrundlagen: Umsatzsteuergesetz (neues Fenster) (§ 4 Nr. 1 Buchst. a, § 6, § 14 Abs. 4), Delegierte Verordnung zum Zollkodex (neues Fenster) (Anhang B)