Auf dieser SeiteInhalt
- Zusammenfassung
- Video: Der Ausgangsvermerk
- Video: Sendungsverfolgung als Nachweis?
- Was ist der Ausgangsvermerk?
- Wofür brauche ich den Ausgangsvermerk?
- Wo finde ich den Ausgangsvermerk in der Internetausfuhranmeldung Plus (IAA-Plus)?
- Wie läuft das bei einem DHL-Paket?
- Wie sieht ein Ausgangsvermerk aus?
- Was tun, wenn der Ausgangsvermerk fehlt?
- Was ist ein Alternativnachweis bei der Ausfuhr?
- Reicht die Sendungsverfolgung als Nachweis?
- Wer muss eine Ausfuhrbescheinigung ausstellen?
- Was ist der Unterschied zwischen Ausfuhrzollstelle und Ausgangszollstelle?
Zusammenfassung: Ausgangsvermerk
- Der Ausgangsvermerk ist die Bestätigung des Zolls, dass Ihre Ware die Europäische Union verlassen hat.
- Sie bekommen ihn als PDF dort, wo Sie die Ausfuhr angemeldet haben, etwa in der Internetausfuhranmeldung Plus (IAA-Plus).
- Sie brauchen ihn für das Finanzamt: Er belegt, dass Ihre Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer sein darf. Ohne Nachweis kann das Finanzamt die Umsatzsteuer nachfordern. Heben Sie ihn zehn Jahre auf.
- Fehlt er, können Sie nach 20 Tagen selbst tätig werden und einen Ersatznachweis vorlegen.
- Die Sendungsverfolgung des Paketdienstes ersetzt den Ausgangsvermerk nicht. Speichern Sie Ihre Belege gleich als PDF: Paketdienste zeigen alte Sendungen nur eine begrenzte Zeit an.
Video: Der Ausgangsvermerk
Video: Sendungsverfolgung als Nachweis?
Was ist der Ausgangsvermerk?
Er ist der letzte Schritt Ihrer Ausfuhr. So läuft es ab:
- Die Ware kommt an die Grenze der EU. Dort ist eine andere Zollstelle zuständig als bei Ihnen vor Ort (Ausgangszollstelle).
- Hat die Ware die EU verlassen, meldet diese Zollstelle das an Ihr Zollamt (Ausfuhrzollstelle), in der Regel spätestens am nächsten Arbeitstag.
- Ihr Zollamt bestätigt Ihnen dann die Ausfuhr. Diese Bestätigung ist der Ausgangsvermerk.
Den Ausgangsvermerk gibt es nur, wenn die Grenze den Ausgang elektronisch bestätigt hat. Bei Paketen mit der Post erledigt das die Deutsche Post (mehr dazu unten).
Quelle: zoll.de, Fragen und Antworten zur IAA-Plus (neues Fenster)
Wofür brauche ich den Ausgangsvermerk?
(Bild in voller Größe)Für das Finanzamt. Ihre Rechnung an einen Kunden außerhalb der EU ist in der Regel ohne Umsatzsteuer (steuerfreie Ausfuhrlieferung). Das Finanzamt erkennt das nur an, wenn Sie die Ausfuhr nachweisen, in der Regel mit dem Ausgangsvermerk. Fehlt er und gibt es keinen anderen Nachweis, kann das Finanzamt die Umsatzsteuer nachfordern. Haben Sie die Ausfuhr im Internet angemeldet, ist der Ausgangsvermerk dieser Nachweis. Das gilt, egal ob Sie die Ware selbst hinbringen oder mit einem Paketdienst verschicken.
- Das Ausfuhrbegleitdokument (ABD) reicht als Nachweis nicht.
- Hat der Zoll einen Ersatz ausgestellt (Alternativ-Ausgangsvermerk, siehe unten), gilt auch dieser als Nachweis.
- In Sonderfällen erkennt das Finanzamt weitere Formen an, zum Beispiel wenn die Anmeldung erst nachträglich gemacht wurde.
Wie lange aufheben? Speichern Sie das PDF und bewahren Sie es zehn Jahre auf. Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem Sie den Ausgangsvermerk bekommen haben. Sie kann länger laufen, wenn Ihre Steuer für dieses Jahr noch nicht endgültig festgesetzt ist.
Was für Ihren Fall gilt, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
Bei Fahrzeugen muss der Beleg zusätzlich die Fahrgestellnummer tragen, und ohne Ausfuhrkennzeichen verlangt das Finanzamt eine Bescheinigung aus dem Bestimmungsland. Mehr dazu auf unserer Seite Fahrzeug ins Nicht-EU-Ausland verkaufen.
Quelle: Umsatzsteuergesetz, § 4 Nr. 1 Buchst. a (neues Fenster) und § 6 (neues Fenster); Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, § 9 (neues Fenster) und § 10 (neues Fenster); Bundesfinanzministerium, Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 6.6 (neues Fenster) und Abschnitt 6.7 (neues Fenster), Abschnitt 6.7a (neues Fenster); Abgabenordnung, Aufbewahrungsfristen (neues Fenster)
Wo finde ich den Ausgangsvermerk in der Internetausfuhranmeldung Plus (IAA-Plus)?
(Bild in voller Größe)- Solange die Ware unterwegs ist: Der Vorgang steht in der Übersicht „Ausgangsvermerk erwartet“.
- Wenn die Ausfuhr bestätigt ist: Der Vorgang wandert zu den Anmeldungen, deren Bearbeitung beendet ist. Öffnen Sie ihn und fordern Sie die Antworten des Zolls erneut an. Sie erhalten eine „Mitteilung zur Ausfuhranmeldung“. Darunter liegt die Datei „Ausgangsvermerk.pdf“ zum Speichern oder Ausdrucken.
Laut Zoll bleiben erledigte Vorgänge in IAA-Plus „zunächst dauerhaft“ gespeichert. Verlassen Sie sich nicht darauf und legen Sie das PDF in Ihre Buchhaltung.
Quelle: Zoll, IAA-Plus-Handbuch (neues Fenster), Stand März 2026
Wie die Ausfuhranmeldung überhaupt entsteht, zeigt unsere Anleitung zur Ausfuhranmeldung in IAA-Plus.
Wie läuft das bei einem DHL-Paket?
Bei Paketen mit der Deutschen Post tragen Sie in der Anmeldung immer dieselbe Zollstelle für die Grenze ein, egal in welches Land das Paket geht: DE003305. In IAA-Plus erscheint sie als „Abfertigungsstelle IPZ“ (Internationales Postzentrum). Das ist richtig so.
Meldet die Deutsche Post, dass das Paket die EU verlassen hat, erfährt Ihr Zollamt davon. Danach bekommen Sie den Ausgangsvermerk als PDF in IAA-Plus.
Bei DHL wird jedes Paket einzeln angemeldet. Deshalb bekommen Sie auch für jedes Paket einen eigenen Ausgangsvermerk. Schicken Sie eine Lieferung in drei Paketen, warten Sie auf drei Ausgangsvermerke.
(Bild in voller Größe)Warum der Ausgangsvermerk bei DHL ausbleiben kann. Laut DHL gibt es drei häufige Gründe:
- Der gelbe Aufkleber „Achtung! Ausfuhranmeldung“ fehlt.
- Das Paket ist in den Versanddaten nicht als „Sendung mit Ausfuhrerklärung“ gekennzeichnet.
- Die Ware mehrerer Pakete steht auf einem einzigen ABD.
Das Paket kommt dann trotzdem an. Die Ausfuhr lässt sich aber nur noch mit einem Ersatznachweis abschließen. Dafür verweist DHL an seinen Kundenservice.
Quelle: zoll.de, Postsendungen in einen Nicht-EU-Staat (neues Fenster); DHL, Einfach durch den Zoll (neues Fenster)
Wie sieht ein Ausgangsvermerk aus?
Es ist ein PDF Ihres Zollamts. Ein amtliches Muster hat das Bundesfinanzministerium veröffentlicht, ebenso ein Muster für den Ersatz (Alternativ-Ausgangsvermerk). Diese Muster stammen aus dem Jahr 2010. Das PDF, das Sie heute aus IAA-Plus bekommen, kann anders aussehen.
Bildquelle: Vordruck aus dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 03.05.2010 (BStBl I S. 499), Anlage 1. Die Angaben sind erfunden (Muster GmbH an die Muster AG in Zürich), den Aufdruck MUSTER und den Strichcode der Muster-MRN haben wir ergänzt. Erkennbar ist der Ausgangsvermerk am Schriftzug „Ausgangsvermerk“ quer über dem Blatt. Zum Vergrößern tippen oder klicken Sie auf das Bild.
Quelle: Bundesfinanzministerium, Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 6.6 (neues Fenster) (Verweis auf das Schreiben vom 03.05.2010 mit den Mustern); Bundesfinanzministerium, Schreiben vom 03.05.2010, IV D 3 - S 7134/07/10003, BStBl I S. 499, Anlage 1 (Kopie bei der IHK München (neues Fenster))
Was tun, wenn der Ausgangsvermerk fehlt?
Dafür gibt es einen festen Ablauf. Der Zoll fragt nach, wo die Ware geblieben ist (Nachforschung, oft auch „Follow-up“ genannt). Die Tage zählen ab dem Tag, an dem der Zoll die Ware freigegeben hat:
| Nach … Tagen | Was passiert |
|---|---|
| 20 | Sie können selbst tätig werden. In der Internetausfuhranmeldung Plus (IAA-Plus) melden Sie über „Information zum Ausgang“, wo und wann die Ware die Europäische Union verlassen hat. Dazu reichen Sie bei Ihrem Zollamt einen Ersatznachweis ein. |
| 90 | Liegt noch keine Bestätigung vor, fragt Ihr Zollamt bei Ihnen nach. In der Internetausfuhranmeldung Plus (IAA-Plus) erscheint „Aufforderung zur Wiedervorlage“. |
| 90 + 60 | Sie haben 60 Tage Zeit zu antworten: Die Ausfuhr verzögert sich, oder die Ware ist ausgeführt und Sie haben einen Ersatznachweis. Sie können die Anmeldung auch für ungültig erklären lassen. |
| 150 | Gibt es bis dahin keine Bestätigung und keinen anerkannten Ersatznachweis, wird die Anmeldung für ungültig erklärt. Das geschieht automatisch. |
Diese Fristen gelten nur, wenn Sie die Ausfuhr angemeldet haben. Haben Sie die Ware ohne Ausfuhranmeldung verschickt, gibt es keinen Ausgangsvermerk, der kommen könnte. Dann holen Sie die Anmeldung nach: Nachträgliche Ausfuhranmeldung.
Quelle: Zoll, Verfahrensanweisung ATLAS (neues Fenster); Zoll, IAA-Plus-Handbuch (neues Fenster)
Was ist ein Alternativnachweis bei der Ausfuhr?
(Bild in voller Größe)Ein anderer Beleg dafür, dass die Ware die EU verlassen hat. Erkennt Ihr Zollamt ihn an, schließt es den Vorgang ab und stellt einen Ersatz-Ausgangsvermerk aus (Alternativ-Ausgangsvermerk). In Frage kommen vor allem:
- der Beleg über die Verzollung im Empfängerland, im Original oder beglaubigt,
- vom Paketdienst oder Spediteur unterschriebene oder bestätigte Versandbelege, zum Beispiel Frachtbrief oder Einlieferungsschein der Post,
- ein unterschriebener oder bestätigter Auszug aus der Sendungsverfolgung. Darauf müssen unter anderem stehen: MRN (Master Reference Number, die Nummer der Anmeldung), Strichcode, Name und Anschrift von Absender und Empfänger, Art und Menge der Ware sowie Ort und Tag der Ausfuhr.
Rechnungen und Zahlungsbelege zählen in der Regel nicht.
Für das Finanzamt gibt es eine weitere Möglichkeit: Bekommen Sie keinen Ausgangsvermerk, oder ist es Ihnen nicht zumutbar, ihn zu beschaffen, können Sie die Ausfuhr ersatzweise mit Versandbelegen nachweisen. Auf diesen Belegen muss dann auch die MRN stehen. Was die MRN ist, lesen Sie auf unserer Seite MRN-Nummer.
Quelle: zoll.de, Fragen und Antworten zur IAA-Plus (neues Fenster); Zoll, Verfahrensanweisung ATLAS (neues Fenster), Version 17.4, Kap. 4.9.5.3 (Liste der Alternativnachweise); Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (neues Fenster)
Reicht die Sendungsverfolgung als Nachweis?
Das hängt davon ab, ob Sie die Ausfuhr beim Zoll angemeldet haben.
- Mit Ausfuhranmeldung (zum Beispiel in der Internetausfuhranmeldung Plus, IAA-Plus): Nein. Das Finanzamt erwartet dann den Ausgangsvermerk. Das gilt bei der Post genauso wie bei einem anderen Paketdienst oder einem Kurierdienst.
- Ohne Ausfuhranmeldung (zum Beispiel ein Paket mit der Post bis 1.000 EUR ohne Ausfuhrbegleitdokument): Dann nennt das Bundesfinanzministerium einen Beleg über die Einlieferung. Bei der Post ist das der Einlieferungsschein. Bei einem Paket- oder Kurierdienst ist es der Beleg über Ihren Versandauftrag. Darauf sollen stehen: wer den Beleg ausstellt, Absender, Empfänger, Art und Menge der Ware und der Tag, an dem Sie das Paket abgegeben haben. Für Art und Menge darf der Beleg auf Ihre Rechnung verweisen, wenn auf der Rechnung die Nummer des Versandbelegs steht.
Muss ich zeigen, dass das Paket angekommen ist? Für die Ausfuhr verlangt das die Verordnung nicht. Der Beleg muss zeigen, dass die Ware ins Ausland verschickt wurde. Ein Protokoll bis zur Zustellung beim Empfänger verlangt das Finanzamt bei Lieferungen in andere EU-Länder, nicht bei Lieferungen außerhalb der EU.
Wann hilft die Sendungsverfolgung trotzdem? Wenn der Ausgangsvermerk ausbleibt. Dann kann ein Auszug aus der Sendungsverfolgung beim Zoll als Ersatznachweis dienen (siehe oben). Er muss vom Paketdienst unterschrieben oder bestätigt sein und unter anderem die MRN, Absender, Empfänger, Ware und Menge sowie Ort und Tag der Ausfuhr zeigen. Erkennt der Zoll ihn an, bekommen Sie einen Alternativ-Ausgangsvermerk, und der gilt auch für das Finanzamt. Ein eigenes Bildschirmfoto ist kein bestätigter Auszug.
Was speichern Sie, und wann?
- Den Ausgangsvermerk als PDF, sobald er in IAA-Plus da ist.
- Den Einlieferungsbeleg oder die Bestätigung Ihres Versandauftrags, am Versandtag. Papierbelege scannen Sie am besten gleich, Kassenbons verblassen.
- Den Sendungsverlauf als PDF vom Paketdienst, gleich nach der Zustellung. Paketdienste zeigen alte Sendungen nur eine begrenzte Zeit an. DHL nennt für das Geschäftskundenportal bis zu zwölf Monate, für Sendungen innerhalb Deutschlands.
Die Speicherfrist der übrigen Paketdienste haben wir nicht gefunden; fragen Sie dort nach. Auch für IAA-Plus sagt der Zoll nur, dass erledigte Vorgänge „zunächst dauerhaft“ gespeichert bleiben.
Wie lange aufheben? Belege für die Ausfuhr mindestens acht Jahre, Unterlagen aus dem Austausch mit dem Zoll wie den Ausgangsvermerk zehn Jahre. Am einfachsten heben Sie alles zu einer Ausfuhr zusammen zehn Jahre auf. Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem der Beleg entstanden ist. Sie kann länger laufen, solange Ihre Steuer für dieses Jahr noch nicht endgültig festgesetzt ist.
Was für Ihren Fall gilt, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
Quelle: Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, § 10 (neues Fenster); Bundesfinanzministerium, Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Stand 2. Juni 2026 (neues Fenster), Abschnitte 6.5 Abs. 2, 6.6 Abs. 1, 6.7 Abs. 1 und 1a, 6.9 Abs. 5 und 6, 6a.5 Abs. 6; Zoll, Verfahrensanweisung ATLAS (neues Fenster), Kap. 4.9.5.3; Abgabenordnung, § 147 (neues Fenster); Umsatzsteuergesetz, § 14b (neues Fenster); DHL, Infoblatt Ausliefernachweis national (neues Fenster); zoll.de, Fragen und Antworten zur IAA-Plus (neues Fenster)
Wer muss eine Ausfuhrbescheinigung ausstellen?
Ihr Zollamt, also das Zollamt, bei dem Sie die Ausfuhr angemeldet haben. In IAA-Plus heißt das Dokument „Ausgangsvermerk für Umsatzsteuerzwecke“.
Quelle: zoll.de, Fragen und Antworten zur IAA-Plus (neues Fenster)
Was ist der Unterschied zwischen Ausfuhrzollstelle und Ausgangszollstelle?
- Ausfuhrzollstelle: das Zollamt, bei dem Ihre Ausfuhr beginnt, meist das Zollamt in der Nähe Ihrer Firma. Dort zeigen Sie die Ware vor, und von dort kommen das ABD und später der Ausgangsvermerk.
- Ausgangszollstelle: die Zollstelle dort, wo die Ware die EU verlässt. Sie vergleicht die Ware mit dem ABD und lässt sie hinaus.
In der Anmeldung tragen Sie die Ausgangszollstelle ein, über die die Ware voraussichtlich hinausgeht. Nimmt die Ware einen anderen Weg, ist das erlaubt. Den Ausgangsvermerk bekommen Sie trotzdem immer von Ihrer Ausfuhrzollstelle.
Wie Sie das ABD bekommen, das die Ware bis zur Grenze begleitet, steht auf unserer Seite Ausfuhrbegleitdokument.
Quelle: zoll.de, Endgültige Ausfuhr (neues Fenster)
Diese Seite erklärt die Regeln allgemein. Steuerliche Fragen zu Ihrem Einzelfall beantwortet sie nicht.
Rechtsgrundlagen: Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (neues Fenster) (§ 9 und § 10 (neues Fenster)), Abgabenordnung (neues Fenster) (§ 147), Delegierte Verordnung zum Zollkodex (neues Fenster) (Art. 248), Durchführungsverordnung zum Zollkodex (neues Fenster) (Art. 331, 333, 334, 335)